En tant que chef de PME, si vous passez plus de temps à gérer votre argent qu’à travailler, c’est que vous faites quelque chose de travers. Que vous soyez constamment en train de courir après les retards de paiement des clients ou que vous essayiez de déterminer qui doit quoi à qui, passer trop de temps à transmettre votre paiement sur votre compte bancaire est une recette idéale pour le désastre. Heureusement, il existe quelques mesures simples que vous pouvez prendre pour vous organiser et être payé à temps.
1. Partagez les attentes
Disons-le, parfois la question de l’argent est le dernier sujet que vous souhaitez aborder avec un client. Peut-être travaillez-vous pour un ami ou peut-être ne voulez-vous pas que les discussions relatives aux tarifs entravent un projet créatif ? Quelle que soit la raison, c’est faux : ce sujet doit être présent dès votre première conversation avec un client. Indiquer simplement votre processus de paiement est l’approche la plus directe et semblera souvent plus professionnel, plus saine. Cependant, si cela vous rend nerveux, vous pouvez toujours commencer par interroger le client : demandez-lui quand il aime être facturé au cours du projet et s’il aimerait qu’un détail en particulier soit précisé sur la facture elle-même. Vous pouvez ensuite poursuivre en détaillant de vos attentes en matière de paiement.
2. Soyez clair
Vous ne voulez pas recevoir des paiements tardifs parce que votre client est confus ou peu clair sur cette question. Indiquez vos conditions de paiement dans votre contrat et réitérez-les chaque fois que vous en avez l’occasion. Ne laissez pas la confusion devenir une excuse qui vous pénaliserait.
3. Apprenez à connaître votre contact
Si vous êtes un indépendant pour une entreprise disposant d’un service de comptabilité ou d’opérations, il peut être très utile de savoir qui contacter en cas de retard de paiement. Un nom, une adresse électronique et un numéro de téléphone feront des merveilles pour un paiement rapide. Il faut évidemment toujours rester poli et patient avec la personne qui tient les cordons de la bourse, mais il est également important de ne pas se laisser faire. Trouvez le juste milieu qui vous avantage sans paraître agressif et désagréable vous permettra de résoudre rapidement ces situations problématiques.
4. Créer un processus de facturation
Une facture est un élément de communication tout aussi essentiel que tout ce que vous envoyez à votre client. Voici quelques conseils rapides :
- inclure une ventilation complète des coûts ;
- inclure vos conditions de paiement ;
- facturer régulièrement pour les petits montants plutôt qu’irrégulièrement pour les factures conséquentes ;
- inclure clairement toutes vos coordonnées.
Cette liste de services de facturation fournit quelques options supplémentaires qui méritent d’être explorées. Vous pourriez également envisager d’utiliser un logiciel de comptabilité plus robuste pour vous aider à créer des factures plus professionnelles, à les envoyer rapidement, puis à suivre les dates de paiement de tout ce qui sort par la porte.
5. Continuez à communiquer
Garder les lignes de communication entre vous et votre client ouvertes tout au long d’un projet rendra le paiement beaucoup plus facile. Si vous avez été difficile à joindre tout en livrant le travail, votre client pourrait penser que vous méritez le même traitement lorsqu’il s’agit de paiement. Dans la même veine, lorsqu’il s’agit de parler d’argent, faites l’effort de communiquer simplement et clairement. Si vous discutez du paiement lors d’un appel ou en face à face, assurez un suivi avec une version écrite de ce qui a été décidé. Dans l’éventualité d’un paiement en retard, vous devez maintenir la pression dans vos communications. Il peut également être utile de garder une trace des dates pour les factures et les communications de suivi. De cette façon, vous pouvez facilement prouver que le retard de paiement n’a rien à voir avec votre manque d’engagement.
