La comptabilité de votre entreprise est probablement la dernière chose à laquelle vous aimez consacrer du temps, alors pourquoi ne pas prendre quelques mesures pour vous faciliter la tâche ? Ces neuf conseils sur la comptabilité des petites entreprises peuvent vous aider. C’est un domaine facile à négliger. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez chercher à rendre votre site web plus efficace, à améliorer vos compétences en gestion, le moral de l’entreprise, à économiser l’électricité et à obtenir les meilleurs prix sur vos matières premières, mais il y a un endroit auquel vous ne pensez peut-être pas assez. Votre service comptabilité n’est probablement pas un secteur que vous scrutez à la loupe. Une ou deux personnes s’assoient à un bureau toute la journée, brassent du papier, tapent beaucoup et à la fin de la journée, si les collecteurs de factures ne vous appellent pas, vous êtes heureux. Peut-être que votre service comptable, c’est vous. Vous n’êtes peut-être pas un comptable de métier, alors vous cherchez toujours un moyen de rendre l’acte de brassage de l’argent plus efficace est le bienvenu. Nous sommes là pour vous aider.
1. Envisager le traitement par lockbox
Si vous recevez une grande quantité de paiements clients, vous êtes un candidat de choix pour le traitement lockbox. Au lieu que les paiements soient envoyés à votre adresse professionnelle, ils sont expédiés à une boîte postale où la banque traite les paiements et les dépose directement sur votre compte. La banque vous envoie ensuite des relevés des transactions automatiquement saisis dans votre logiciel de comptabilité. Si cela vous semble un peu compliqué, ce le sera au début, mais le temps gagné en ne traitant pas manuellement les paiements fait que l’investissement en temps et en argent en vaut la peine.
2. Améliorer la vérification du crédit
Une vente n’est positive pour votre entreprise que si vous êtes effectivement payé. Un client qui ne paie pas devient une mauvaise créance et cela coûte de l’argent à votre entreprise. Si vous expédiez des produits à crédit, faites d’abord une vérification de la solvabilité. Investissez dans un logiciel qui filtrera automatiquement les clients et mettra en attente les expéditions si leur crédit semble douteux. Demandez un dépôt ou expédiez en contre-remboursement pour éviter le cauchemar comptable de la poursuite des créances irrécouvrables. Même si vous récupérez la dette, vous avez probablement perdu de l’argent de toute façon.
3. Repensez la façon dont vous remboursez vos employés
Le processus est souvent lourd. Les employés qui amassent des frais de déplacement et de divertissement remplissent un formulaire, incluent une pile de reçus et soumettent leur demande de remboursement. Le problème, cependant, ce sont les erreurs. Les codes mal étiquetés, les erreurs d’addition et les informations manquantes signifient plus de travail pour les personnes qui traitent le paiement. Au lieu de cela, utilisez un système de saisie électronique qui préremplit les informations et permet à l’employé de scanner les reçus. La totalité ou la majeure partie du processus devient automatisée.
4. Utiliser une carte d’achat
Un employé dépense 5 € et doit être remboursé. Un autre dépense 10 € et un autre encore 7 €. Que dire de la facture de 29 € arrivée aujourd’hui ? Toutes ces petites dépenses prennent beaucoup trop de temps pour des sommes aussi insignifiantes. Au lieu de cela, donnez aux employés des cartes d’achat. Lorsqu’ils effectuent un achat, ils soumettent le reçu ou la facture et les comptes fournisseurs font correspondre le reçu au relevé.
5. Utiliser un plan comptable standard
Au lieu de laisser les gens coder les factures comme ils le souhaitent, faites en sorte que tout le monde utilise les mêmes numéros de compte. Lorsque les processus sont cohérents entre tous les employés et les services, les personnes chargées de la comptabilité peuvent traiter les papiers plus rapidement.
6. Vérifier le suivi administratif de nouveaux employés
Laisser les documents importants des employés traîner rend la tâche plus difficile pour les RH et les comptes fournisseurs. Envoyez à l’employé tous les documents administratifs avant son premier jour et dites-lui qu’il doit les soumettre avant de commencer à à son nouveau poste.
7. Collecter ou appliquer les taxes immédiatement
Attendre pour faire quelque chose plus tard invite à des erreurs comptables. Lorsque les employés sont payés, comptabilisez tout de suite les charges sociales. Faites de même avec les taxes sur les ventes. Et payez les impôts estimés régulièrement et à temps.
8. Mettez en place un codage séparé pour les projets en cours
Si vous construisez un bâtiment, créez une nouvelle technologie ou tout autre projet en cours, mettez en place des codifications séparées. Cela vous permet de payer les factures en fonction des besoins, mais donne au chef de projet des rapports propres et faciles à générer sur la comparaison des coûts avec le budget. Saisir les coûts du projet dans le grand livre à une date ultérieure signifie traiter deux fois les mêmes factures. Il n’y a pas besoin de cela.
9. Téléchargez quotidiennement les relevés bancaires
Si vous utilisez un logiciel comme QuickBooks ou un autre progiciel de comptabilité, le téléchargement quotidien des transactions de la banque est facile et automatique. Cela vous permet non seulement de vérifier l’absence d’activité frauduleuse, mais aussi de générer plus rapidement les rapports mensuels. Les responsables de haut niveau ne veulent pas attendre le milieu du mois pour obtenir les états financiers du mois précédent. Résolvez facilement ce problème en effectuant le travail tout au long du mois, alors que les transactions sont fraîches.
