Depuis 1936, chaque salarié a droit à un congé payé ayant évolué au fil des années, en passant de deux semaines à cinq semaines par an. Actuellement, les responsables du service RH font face à des problèmes de gestion compliquée des congés par rapport aux attentes des salariés. Certains salariés tardent leur départ en vacances et d’autres souhaitent partir aussi souvent que possible. Pour mieux gérer le planning de congés du personnel de l’entreprise, voici quelques astuces utiles pouvant être appliquées.
Qu’est-ce qu’un planning de congés ?
Un planning de congés est un document de suivi pour centraliser les temps de repos et des congés des employés d’une entreprise. Il est élaboré sous forme de tableau pour avoir un aspect de calendrier ou d’un agenda pour catégoriser divers éléments. Effectivement, un planning congés doit contenir des informations claires et précises sur l’ordre des départs et sur l’organisation des absences du personnel.
Utilité et objectifs
Outil informatif efficace pour l’entreprise, le planning de congés est conçu pour faciliter le suivi des congés des salariés. Son établissement permet d’atteindre les objectifs cités ci-après :
- permettre aux salariés d’avoir une bonne visibilité des périodes de prise de congé ;
- fixer et communiquer aux employés l’ordre des départs en congé (un mois à l’avance) ;
- modifier les dates de congés fixées et reporter les congés non pris ;
- pallier les absences tout en respectant les dates des congés prises par le personnel.
La gestion et la diffusion d’un planning de congés
Avec l’évolution de la technologie, le planning de congés peut aujourd’hui être géré et diffusé de différentes manières :
- en format papier par affichage au sein de l’entreprise ou par lettre recommandée ;
- en format digital (intranet, e-mail,…) ;
- via le logiciel SIRH ou Système d’Information Ressources Humaines.
Des astuces pour faire un planning de congés efficace
Les impératifs pour faire un planning congés
Établi par l’employeur ou le responsable des Ressources Humaines, le planning de congés doit contenir les impératifs mentionnés ci-dessous :
- la liste des employés avec leur nombre de jours de congés ;
- la politique de vacances de l’entreprise qui fixe l’ordre de priorité des demandes de congés ainsi que le nombre maximum de salariés en congé simultanément et de semaines de congés consécutives ;
- la date limite de la demande de congés et la validation des congés ;
- le cas échéant, la recherche de remplaçants ou le report des congés.
Le planning de congés Excel
La création d’un planning de congés peut être réalisée avec un outil spécifique. Pour les TPE et les jeunes entreprises, elles peuvent opter pour un modèle Excel :
- un tableau Excel planning de travail, congés et absences : planification des absences et des congés du personnel ;
- un tableau Excel gestion de congés : référencement des périodes de congés des employés et leurs soldes de congés disponibles.
Quelques conseils pour concevoir un planning de congés
Pour créer et gérer efficacement un planning de congés, l’employeur ou le responsable RH doit également :
- planifier à l’avance les demandes de congés : planification annuelle (vacances d’été, jours fériés, périodes festives, congé de maternité,…), mis à jour du solde de congés du personnel,… ;
- utiliser un logiciel RH performant et doté de diverses fonctionnalités pour gagner du temps ;
- limiter les possibilités de report : à expliquer aux collaborateurs ;
- organiser les départs en congé : pour rester productif et réaliser l’activité (objectif) ;
- objectiver les prises de décisions : allier la gestion du capital humain avec le budget de l’entreprise, etc.
Les principes clé de la gestion d’un planning de congés
Pour mieux réussir la gestion d’un planning de congés au sein de votre entreprise, vous devez fixer trois principes fondamentaux :
- tenir compte des spécificités de chaque salarié pour adopter des règles équitables entre tous ;
- rappeler les dates de congés des salariés dès le début de l’année pour éviter les demandes tardives et leurs soldes de congés restants ;
- anticiper les absences des employés en fonction de ‘intensité de l’activité de l’entreprise.
