La gestion des achats est un facteur clé de succès pour toute entreprise. Elle permet non seulement de réduire les coûts, mais également d’améliorer l’efficacité opérationnelle et la qualité des produits ou services fournis. Dans le contexte actuel de concurrence accrue et de mondialisation, il est essentiel de mettre en place des processus d’achat efficaces afin de soutenir la croissance de l’entreprise.
Comprendre le rôle stratégique de la gestion des achats
La gestion des achats englobe l’ensemble des activités liées à l’identification des besoins, la sélection et la négociation avec les fournisseurs, ainsi que la mise en place des contrats et le suivi des commandes. Si elle est correctement planifiée et mise en œuvre, elle peut apporter des avantages majeurs à l’entreprise :
- réduction des coûts et amélioration de la rentabilité grâce à une meilleure négociation avec les fournisseurs ;
- renforcement des relations avec les partenaires commerciaux et sécurisation de la chaîne d’approvisionnement ;
- amélioration de la qualité des produits et/ou services obtenus par une meilleure sélection et évaluation des fournisseurs.
Néanmoins, il peut être difficile pour une entreprise en pleine croissance de maîtriser tous ces aspects sans disposer d’une organisation spécifique et d’un ensemble d’outils adaptés à ces enjeux. C’est pourquoi il est essentiel de déployer un processus d’achat structuré et efficace.
Structurer le processus d’achat
Dans un premier temps, il convient d’identifier les différentes étapes du processus d’achat et de mettre en place des procédures claires pour chacune d’entre elles :
- Analyse des besoins : cette phase consiste à recenser l’ensemble des demandes internes (matériels, fournitures, prestations…) et à les prioriser en fonction des contraintes budgétaires et du retour sur investissement attendu.
- Sélection des fournisseurs : les critères de choix doivent être pertinents et cohérents avec la stratégie globale de l’entreprise (prix, qualité, délais de livraison, réputation, compétences…).
- Négociation et contractualisation : il s’agit de parvenir à obtenir les meilleures conditions possibles en termes de coûts, de qualité et de service, tout en garantissant une relation équilibrée et durable avec le fournisseur.
- Suivi des commandes et gestion des relations fournisseurs : cette phase nécessite de veiller au respect des engagements contractuels, d’identifier et de résoudre les éventuelles difficultés rencontrées, et de développer une collaboration pérenne avec les partenaires sélectionnés.
Une fois cette première structuration réalisée, il est important de mettre en œuvre les outils et les méthodes appropriées afin d’optimiser la gestion des achats.
Mettre en place les outils et méthodes adaptés
La mise en place d’un système d’information dédié aux achats est essentielle pour assurer une gestion efficace et pérenne. Ce type de solution permet notamment de disposer d’une vue d’ensemble des activités d’achat, ainsi que de faciliter le suivi et le contrôle des différentes étapes du processus.
Par ailleurs, l’utilisation de méthodes de travail spécifiques telles que la négociation collaborative, l’analyse coût-performance ou encore la gestion par catégorie permet de renforcer la performance du processus d’achat.
Former et accompagner les équipes en charge des achats
La réussite d’une démarche d’optimisation de la gestion des achats repose également sur les compétences des équipes en charge de ce domaine. Il est crucial de former et d’accompagner ces professionnels aux différentes techniques et outils développés, afin de leur permettre de maîtriser pleinement leurs missions :
- analyse des marchés fournisseurs et identification des opportunités d’achats ;
- négociation avec les fournisseurs pour obtenir les meilleures conditions contractuelles possibles ;
- gestion des risques liés à l’approvisionnement (rupture de stock, dépendance vis-à-vis d’un fournisseur unique…) ;
- évaluation et pilotage de la performance des fournisseurs sur la durée.
Une démarche proactive et bien structurée de gestion des achats permet ainsi d’accompagner efficacement la croissance de l’entreprise.
En combinant une organisation adaptée, des outils performants et des compétences renforcées, il est possible de tirer pleinement parti de cette activité stratégique pour assurer le développement durable et la rentabilité de l’organisation.
