Le déploiement d’un PGI est un projet ambitieux qui peut apporter de nombreux avantages aux entreprises. Cependant, il est important de suivre une approche méthodologique pour garantir son succès. Voici comment déployer efficacement un progiciel de gestion intégré (PGI) dans votre entreprise.
Choisissez un intégrateur ERP pour vous accompagner
Pour adopter un PGI ou changer leur solution ERP, de nombreuses entreprises font appel à l’expertise d’un intégrateur ERP. Il s’agit d’un professionnel compétent qui assure le déploiement ERP et la migration ERP dans les règles de l’art. Il jouera un rôle d’intermédiaire entre l’éditeur du PGI et votre entreprise au moment du déploiement. Outre le déploiement de l’outil, l’intégrateur peut également se charger de sa mise à jour et de la formation de vos équipes pour une prise en main optimale.
Par ailleurs, il existe une large panoplie de PGI sur le marché des ERP. Pour effectuer le meilleur choix pour votre entreprise, rien ne vaudra les conseils avisés d’un intégrateur professionnel. Se faire accompagner par un intégrateur ERP, c’est donc collaborer avec un partenaire fiable qui se tiendra à vos côtés à chaque étape de votre projet. Le professionnel peut vous apporter entre autres :
- une méthodologie structurée,
- des conseils précieux,
- une équipe expérimentée.
Ainsi, collaborer avec un expert en ERP vous permettra de décharger les responsabilités et le poids de la pression liés à votre projet. Cependant, avant de choisir un intégrateur ERP, vous devez considérer certains critères clés. Le professionnel doit avoir une expérience significative dans la mise en œuvre de logiciels ERP dans des secteurs similaires au vôtre. Il est important qu’il comprenne vos besoins spécifiques afin de vous proposer une solution sur mesure.
Établissez un cahier des charges ERP
Le cahier des charges ERP est un document essentiel à la réussite de tout projet de mise en place d’un progiciel de gestion intégré (PGI). Il permet de définir les besoins et les exigences de l’entreprise en matière de logiciel ERP, et il sert de référence à toutes les parties prenantes du projet. Le cahier des charges ERP doit préciser les raisons qui ont motivé ce projet, les bénéfices attendus et les parties prenantes au projet ERP.
L’objectif du document est de faire le lien entre les besoins métiers et les possibilités fonctionnelles offertes par le logiciel ERP. Il doit définir la couverture fonctionnelle attendue des futurs utilisateurs, et il doit servir de référentiel pour les futurs développements. La rédaction du cahier des charges ERP est une tâche complexe qui demande une expertise sur les processus d’entreprise, les systèmes d’information et les métiers. Il est important de pouvoir analyser l’existant et de se projeter dans une nouvelle organisation qui sera possible avec la mise en place de l’ERP.
Il est indispensable de désigner un maître d’ouvrage du projet, qui sera le garant du besoin de l’entreprise. Deux cas de figure se présentent généralement. Soit une personne en interne joue ce rôle, soit un prestataire externe est mandaté pour accompagner l’entreprise. Le maître d’œuvre est généralement l’intégrateur ERP, qui intervient après la réalisation du cahier des charges ERP. Il est responsable de la mise en œuvre et de la configuration du logiciel ERP.
Paramétrez votre progiciel de gestion intégré et intégrez-le dans votre SI
Le paramétrage et l’intégration d’un progiciel de gestion intégré (PGI) sont des étapes essentielles de la mise en place de ce type de solution. Le paramétrage consiste à adapter le PGI aux besoins spécifiques de l’entreprise, tandis que l’intégration vise à le relier aux autres systèmes d’information de l’entreprise. Le paramétrage est une tâche complexe qui nécessite une bonne compréhension des besoins de l’entreprise et des fonctionnalités du logiciel. Il s’agit de définir les paramètres suivants :
- les données à saisir et à stocker,
- les règles de gestion,
- les rapports et les tableaux de bord.
Pour ce qui est de l’intégration, il s’agit de relier le PGI essentiellement aux systèmes de comptabilité, de gestion de la relation client (CRM), de gestion de production ou de gestion de la chaîne logistique (SCM). Le paramétrage et l’intégration peuvent être réalisés par l’entreprise elle-même ou par l’intégrateur ERP qui s’est occupé du déploiement.
Dans tous les cas, vous devez impliquer le personnel utilisateur. Ce sont les personnes qui utiliseront le PGI au quotidien. Il est donc important de les impliquer dans le paramétrage et l’intégration. Cela leur permettra de s’approprier le logiciel et de contribuer à son succès.
Formez les utilisateurs à l’utilisation du progiciel
La formation des salariés à l’utilisation du progiciel est une étape clé dans la mise en place de ce type de solution. Elle permet aux utilisateurs de se familiariser avec le logiciel et d’acquérir les compétences nécessaires pour l’utiliser efficacement.
La formation peut être réalisée par l’intégrateur ERP ou par l’équipe informatique de l’entreprise. Elle peut prendre différentes formes : présentielle, à distance ou mixte. Il est important de trouver un format de formation adapté aux besoins des utilisateurs. Si vos collaborateurs sont peu familiers avec les nouvelles technologies, une formation en présentiel peut être préférable.
Pour ce qui est de la durée de la formation, elle varie en fonction de la complexité du logiciel et des besoins des utilisateurs. Elle peut aller de quelques heures à plusieurs semaines. La formation est un investissement important, mais elle est indispensable pour réussir la mise en place d’un progiciel. Effectuer la formation assure que les utilisateurs sont en mesure d’utiliser l’outil correctement et de tirer pleinement parti de ses fonctionnalités.
Testez le PGI de manière approfondie avant sa mise en service
Tester le PGI permet de vérifier que le logiciel fonctionne correctement et qu’il répond aux besoins de votre entreprise. Le test doit être réalisé de manière approfondie avant la mise en service de l’outil. Il doit couvrir tous les aspects du logiciel, y compris : les fonctionnalités, les performances, la sécurité et la compatibilité avec les autres systèmes d’information de l’entreprise.
Avant de commencer le test, prenez le temps de créer un plan de test spécifique. Ce plan doit définir les objectifs du test, les scénarios de test et les critères de réussite. Le test du PGI doit être réalisé avec des données réelles. Cela permettra de détecter d’éventuels problèmes qui pourraient survenir dans un environnement de production. Il est également important d’associer les utilisateurs réels aux tests. Cela leur permettra de fournir des commentaires précieux sur le logiciel.
Une fois le test terminé, évaluez les résultats. Cela vous permettra de déterminer si le logiciel est prêt pour la mise en service.
