L’organisation est la clé d’exécution des tâches en entreprise. Cependant, s’il est important de se doter d’une bonne organisation, il est aussi important d’avoir les outils efficaces pour gagner du temps et aller vite. De ce fait, plusieurs outils ont vu le jour pour aider les salariés dans leur travail. Vous souhaitez exécuter vos tâches avec plus de célérité ? Découvrez dans cet article des outils pour bien vous en sortir !
Des outils classiques de gestion administrative
La gestion administrative nécessite l’utilisation de différents types d’outils. Certains dits classiques sont utilisés depuis toujours et font désormais partie intégrante du quotidien des entreprises.
Le tampon encreur
Grand classique de la gestion administrative, le tampon d’entreprise joue différents rôles. Bien que cet outil soit utilisé depuis de nombreuses années, il reste incontournable en entreprise.
Il permet principalement d’authentifier des documents en les marquant du sceau officiel de l’entreprise. Il sert également à accomplir plusieurs autres tâches comme la validation, l’apposition de certaines mentions importantes, etc. Selon le rôle de cet outil, il doit porter certaines informations essentielles. S’il s’agit par exemple d’un tampon d’entreprise, celui-ci doit porter :
- la dénomination de la boîte ;
- l’adresse ;
- le numéro de téléphone ;
- le mail ;
- le numéro SIRET.
Ces informations ne sont pas obligatoires. Elles varient selon le besoin. Par ailleurs, pour avoir un tampon encreur sur mesure, il est conseillé de personnaliser cet outil. Un éditeur en ligne vous aidera à cet effet. Veillez aussi au choix de la matière de votre boîtier pour un usage plaisant et satisfaisant.
Le stylo
Outil indispensable pour la rédaction, le stylo a traversé les âges et s’est réinventé. Encore très utilisé en entreprise, il permet la prise de notes et reste le coup de cœur des secrétaires. Malgré l’apparition d’outils modernes comme l’ordinateur, le stylo n’a pas disparu. Disponible sous différentes formes, son choix se fait en fonction de la matière et de sa structure. L’encre est aussi un critère de choix très déterminant. Vous trouverez sur le marché des :
- stylos à bille ;
- stylos-feutres ;
- stylos roller,
- stylos à encre gel.
Pour choisir le meilleur stylo, tenez compte de l’occasion d’utilisation, mais surtout du support d’écriture et de votre manière de former les lettres.
Des outils modernes
À l’ère de la numérisation et de la digitalisation, la gestion administrative a subi d’énormes changements. Pour ce faire, de nouveaux outils de travail ont vu le jour.
Les logiciels usuels
Sans les logiciels, aucun matériel informatique ne peut fonctionner. Plusieurs logiciels ont été inventés pour faciliter la gestion administrative. Il faut notamment distinguer les logiciels du pack office dont les plus utilisés sont :
- Word ;
- Excel ;
- PowerPoint ;
- Publisher.
Conçus et commercialisés par le géant américain Microsoft, ces logiciels sont les plus répandus en entreprise. Word est un éditeur de texte. Il est indispensable pour le traitement d’un texte. Avec une facile prise en main, il est aujourd’hui le meilleur éditeur de texte sur le marché. Quant à Excel, il est l’outil préféré des financiers. De nombreuses personnes aiment l’utiliser parce qu’elles le trouvent très ludique. Il offre une possibilité infinie de créations et vous aide à manipuler les chiffres avec aisance. PowerPoint vous aide à réaliser des slides. Si vous êtes conférencier par exemple, vous en aurez souvent besoin. De même, en entreprise, pour faire des communications ce logiciel vous aidera à réaliser des diapos. Ainsi, vous réussirez à passer facilement vos messages. En dehors de ces logiciels qui s’utilisent par toutes les entreprises, il existe d’autres qui sont spécifiques à certains types de métiers.
Les espaces virtuels de coworking
La conception du salarié qui travaille en entreprise est dépassée aujourd’hui. Avec la dématérialisation très avancée des procédures administratives, le télétravail est maintenant à la mode. Cette révolution du télétravail s’est davantage développée à cause de la pandémie du COVID-19 qui a profondément bousculé les habitudes de vie. Grâce à un espace virtuel de coworking, vous pourrez communiquer avec des collaborateurs depuis votre maison. De nombreux logiciels et applications vous permettent de travailler conjointement sur un même document sans devoir l’envoyer à vos collaborateurs. C’est le cas de Google Doc par exemple. Cette application vous permet de créer un fichier Word en ligne et d’autoriser plusieurs personnes à le modifier depuis leurs PC ou smartphones. Pour ce faire, il suffit que le créateur du fichier partage un lien avec ses collaborateurs et les autorise à le modifier. Avec ces espaces virtuels, vous pourrez également organiser des réunions et discuter avec des gens comme si vous étiez réellement en entreprise. Cette méthode vous rapprochera davantage de vos partenaires, même si ceux-ci sont à des milliers de kilomètres. Lors des réunions virtuelles, vous pourrez partager des documents, faire un tour de table, faire une projection ou enregistrer la séance. Plusieurs applications servent à jouer ce rôle en vous offrant des fonctionnalités basiques. Par contre, pour un usage très satisfaisant, passez en mode payant.
