Le Whiteboard rejoint le giron de OneDrive
La notification du centre de messages MC253185 publiée le 28 avril annonce à l’avance que Microsoft change l’emplacement de stockage de l’application Whiteboard d’Azure à OneDrive for Business. La bascule aura lieu en octobre 2021, les utilisateurs ayant la possibilité d’opter pour l’utilisation de OneDrive for Business plus tôt. Ce changement permet de résoudre plusieurs problèmes :
- de gestion ;
- de conformité ;
- de gouvernance ;
qui existent aujourd’hui pour Whiteboard. Selon Microsoft, Whiteboard est « la toile collaborative de Microsoft 365 ». Cette affirmation est largement basée sur l’utilisation du tableau blanc pour partager des idées lors des réunions Teams. D’autres applications pourraient prétendre couvrir le même terrain puisqu’il est possible de collaborer :
- dans un document ;
- une feuille de calcul ;
- une présentation ;
- d’autres fichiers partagés ;
pendant les réunions. Le surnom de canevas pourrait également être appelé une feuille de papier vierge, ce à quoi ressemble Whiteboard lorsqu’il démarre, prêt à être dessiné par les stylos et autres outils disponibles dans l’application. Les tableaux blancs peuvent être utilisés pour partager des idées avec d’autres utilisateurs.
Problèmes résolus par OneDrive for Business
Les problèmes résolus par l’abandon du stockage des données de Whiteboard dans le service actuel basé sur Azure incluent :
- les politiques de rétention et les étiquettes peuvent régir les fichiers de tableau blanc ;
- les fichiers peuvent également être restaurés s’ils sont supprimés par erreur à l’aide de la fonctionnalité Restore your OneDrive. OneDrive for Business est une charge de travail centrale d’Office 365 et est disponible dans tous les centres de données. Les données de Whiteboard ne sont actuellement pas distribuées en dehors des États-Unis. Les données stockées dans OneDrive répondent aux exigences de résidence des données des clients par le biais de régions de datacenter Office 365 go-local et de déploiements multi-gel ;
- le partage avec les utilisateurs internes et externes est beaucoup plus facile en utilisant OneDrive for Business. Les données dans OneDrive for Business sont indexées et disponibles pour la recherche, y compris l’eDiscovery. Dans le cas de Whiteboard, il est probable que les métadonnées des fichiers seront consultables ;
- le stockage est plus facile à gérer, car les locataires peuvent rendre compte de la quantité de stockage utilisée pour les tableaux blancs ainsi que pour les autres fichiers conservés dans OneDrive for Business. Étant donné que Microsoft permet aux utilisateurs de OneDrive for Business de disposer d’autant d’espace de stockage qu’ils le souhaitent, l’épuisement des quotas n’est pas un problème. Le contenu des tableaux blancs sera accessible aux produits ISV qui prennent en charge OneDrive for Business. Par exemple, les produits de sauvegarde peuvent inclure Whiteboard dans les fichiers qu’ils copient.
Ces raisons sont les mêmes que celles qui sous-tendent la décision de Stream d’adopter ODSP (OneDrive for Business and SharePoint Online) pour le stockage vidéo, initialement pour les enregistrements de réunions Teams et, à terme, pour tout le contenu vidéo.
La personne qui crée un nouveau tableau blanc en est le propriétaire et le fichier se trouve dans le compte OneDrive de cet utilisateur. Cela s’applique aussi bien aux tableaux blancs créés dans Teams que dans le navigateur autonome ou les applications Windows. La dépendance à l’égard de OneDrive for Business signifie que les utilisateurs doivent avoir un compte OneDrive provisionné pour stocker les tableaux blancs. Compte tenu de l’accent mis sur l’abandon du stockage local au profit du stockage dans le cloud pour les documents et autres informations professionnelles, je ne pense pas que cela doive poser problème.
La migration est une histoire en développement
Pour l’instant, les tableaux blancs existants resteront dans Azure et pourront y être accessibles. MC253185 dit que Microsoft partagera plus de détails en octobre sur la façon de migrer le contenu existant vers OneDrive for Business. Ils disent également que les utilitaires pourraient être en mesure d’opter pour l’utilisation de OneDrive avant le mois d’octobre, ce qui est la même tactique utilisée pour leur permettre de déplacer le stockage des enregistrements de réunions Teams plus tôt.
Contrôle du Whiteboard
Vous pouvez être dans la situation où vous ne voulez pas utiliser Whiteboard ou souhaitez restreindre son utilisation à certaines personnes. Pour désactiver ou activer Whiteboard pour l’ensemble du locataire, rendez-vous dans la section Org settings du centre d’administration de Microsoft 365 et sélectionnez Whiteboard. Activez ou désactivez ensuite le paramètre.
