De plus en plus d’entreprises automatisent leurs processus en entreprise afin de gagner en efficacité et en rapidité. Parmi ces processus, la dématérialisation des factures est une solution qui permet de mieux gérer les transactions financières et la comptabilité. Découvrez comment ce procédé peut accélérer vos traitements en entreprise et ces nombreux avantages.
Les avantages de dématérialiser ses factures
La dématérialisation de factures consiste à transformer vos factures physiques en fichier numérique. Elle concerne les factures papiers, mais également les fichiers électroniques sous format PDF, XML, etc. C’est un processus complet qui peut comprendre la numérisation, la saisie, l’archivage et d’autres étapes permettant de faciliter la gestion des factures.
Meilleure gestion de vos process
Le premier avantage de dématérialiser vos factures et de pouvoir mieux les traiter et les gérer. Découvrez comment selon cette page deltic.fr vous pouvez gagner du temps et de l’argent avec une bonne dématérialisation. Grâce à une numérisation de vos factures, vous pouvez mieux les utiliser et mieux les organisées. Les factures peuvent être classées ou triées selon vos critères et selon vos besoins spécifiques. Vous pouvez par exemple les classer en fonction :
- de la date ;
- du fournisseur ;
- du type de produit.
Une meilleure organisation facilite ainsi le travail de l’équipe financière et comptable et leur permet d’assurer un meilleur suivi des différentes transactions.
Gain de place
Dématérialiser vos factures est également le meilleur moyen de libérer de l’espace. Fini les documents qui s’accumulent et qui peuvent prendre une place considérable. Grâce à la numérisation, vous pouvez stocker des millions de factures et les gérer facilement grâce à des logiciels de dématérialisation. En plus d’avoir un gain de place, vos factures sont en sécurité et vous pouvez mieux les conserver face aux éventuels incidents, disparition, incendie, dégradation, etc.
Conformité aux réglementations fiscales
La dématérialisation est le meilleur moyen de se conformer aux différentes obligations légales en termes de conservation de factures. Les entreprises ont pour obligation de numériser leur facture dans le cadre de la transition numérique. Cette réglementation concerne le système de facturation avec les établissements publics, mais va s’étendre également dans le secteur privé. La dématérialisation permet également de se conformer aux règles fiscales de conservation de factures. Selon cette règle, les factures doivent être conservées pendant un délai de 3 à 10 ans en fonction du type de facture.
Réduction des erreurs de traitement
Numérisez vos factures vous permet également de réduire les risques d’erreurs lors du traitement. De nombreux processus sont automatisés et vous permettent ainsi d’avoir des données fiables contrairement à un traitement manuel. Vous pouvez extraire les données qui vous intéressent, les importer directement dans vos outils de gestion ou de facturation ou d’ERP sans craindre que celles-ci ne soient corrompues.
Réduction des coûts
Dématérialiser vos factures vous permet finalement de faire des économies substantielles. Vous économisez sur de nombreux aspects de gestion financière, que ce soit sur le coût des impressions, sur les frais postaux, sur les frais de stockage. Vous réalisez également des économies sur la main d’œuvre, en automatisant les tâches vous permettant ainsi de réduire le personnel affecté à la gestion des factures.
