Intégrer la dématérialisation de factures à sa gestion comptabilité présente de nombreux avantages. Entre autres, elle fluidifie la gestion des finances d’un organisme. C’est d’ailleurs, en partie pour cela, que la plupart des entreprises ont adopté cette solution. Ses avantages concurrentiels et sa simplicité d’utilisation en font un outil indispensable pour les professionnels.
Principe de la gestion comptabilité et dématérialisation de factures
La dématérialisation de factures est rendue possible grâce à un programme ou un logiciel de gestion comptabilité. Ce dernier génère les factures, se charge de leur création et de leur envoi, quels que soient l’heure et le jour. Il dispose de champ pré-rempli à choisir. Une fois que le montant de la facture est entré, il ne reste plus qu’à préciser la date d’échéance de chaque document avant de le soumettre à une approbation dans le cas où cela est nécessaire. Une fois que le contenu de la facture est approuvé, elle peut être envoyée à son destinataire. Il se présente généralement sous le format PDF et peut contenir des photos. Grâce à un système de dépôt direct, le client peut régler directement son dû à partir de sa facture. Il n’a plus besoin de rédiger un chèque et d’attendre que la demande soit traitée.
Les atouts de la dématérialisation de factures
Les avantages de cette méthode sont nombreux, que ce soit pour la gestion comptabilité de l’entreprise ou sur le plan RH.
Un stockage simplifié des factures
Le stockage manuel d’un nombre important de factures génère des coûts considérables. En effet, il faut :
- dédier de grands espaces pour le stockage de toutes les factures sur papier ;
- dédié du temps et du personnel à la gestion des factures archivées ;
- établir un poste de dépenses supplémentaires pour assurer le bon état des factures.
Une gestion simplifiée
Le suivi ainsi que la gestion d’un nombre important de factures sont un travail fastidieux, surtout avec un système employant le papier. Dans les pires scenarii, il peut même arriver qu’une facture se perdre en cours de route. Le recours à un logiciel de facturation facilite la régularisation, le suivi et le stockage des factures. Le système de dématérialisation permet de pallier tous ces désagréments. Tous les documents sont stockés de façon numérique et ne nécessitent pas une gestion en permanence. Cette solution est donc plus économique.
Un audit plus simple
Avec un logiciel de dématérialisation de factures, le risque de fraudes à la facture est nul, ce qui n’est pas le cas avec un système sur papier. De plus, il est plus simple d’effectuer les approbations et les paiements en ligne. Cela dynamise l’économie de l’entreprise et fluidifie la gestion de sa trésorerie.
Les conditions pour dématérialiser ses factures
La dématérialisation de factures doit respecter certains paramètres comme l’exige l’administration fiscale. Pour qu’une facture numérique soit valide, il y a des conditions :
- l’État doit pouvoir reconnaître et identifier l’organisme émetteur de la facture ;
- les mentions du document doivent être authentiques et ne doivent pas être modifiables ;
- la lecture et la compréhension de la facture doivent se faire sans effort ;
- les factures sous format PDF doivent avoir un horodatage et suivi d’une signature électronique.
